外贸人如何做好国外客户来访的安排工作，国外客户来访标准化流程

一、客户来访前基础信息确认

1. 如果较多的客户来访，可设计简短的线上调查问卷以提高效率，内容包含：

1）来访人员的时间及行程确认

提前跟客户确定好来访的时间和行程，并确认客户是否需要安排车辆接站，是否需要协助客户订酒店等。也可根据客户是否是第一次来判断出客户在自主出行方面的能力。

2）饮食安排

提前了解客人的饮食偏好，选好几家餐厅，中餐，西餐，当地的特色菜等，以图片的形式展现菜色特点，就餐环境等，征求客户的意见。

2.掌握客户来访意图，确定接待重点

根据与客户所处的合作阶段可相应的准备好接待的重点

还未合作或只下样品单：考察工厂

客户或许已经从网络、展会、其它渠道了解过我们公司，通过来公司实地考察是最直接和可信的方法去了解生产能力、QC等情况。也可从客户的随行人员的岗位了解到客户是否对技术和质量有深入了解的需求。

已下单：查看订单生产情况及洽谈更深入的合作

如果客户已经下单，那么来访时客户会了解订单生产情况，质量控制，确保订单符合要求。

而且对于有些客户有特定的需要，也会在来访时讨论，比如包装要求，代理经销权，了解我司在该市场的战略规划等。

二、准备接待需用到的资料

1. 客户简报

客户简报是从多角度去解构客户，包含背调(Website Preview,Company Introduction，etc),包含在我司的采购量/采购金额,客户的关注点,往来进展等。做好客户简报，相当于更加系统和全面的梳理客户信息，也许在这个过程中你会发现之前遗漏的重要信息，探索到可以和客户合作的新机遇。

2. 与客户进行互动的公司介绍PPT

PPT上尽量展示的是图片，数据图表内容。照着整段的文字读会给人枯燥乏味之感。而且PPT介绍更多的是需要上台“演讲”, 锻炼自己的表达能力。PPT上的内容尽量提炼重点，自己另外准备演讲稿，计时录音提前练习，直到熟练为止。

如果是老客户，可结合历史下单数据分析该客户的下单特点，也可提供所在大区的宏观数据供客户参考。这样可以让客户感受到他的重要信，就像我们写Email group 一样，it‘s not only about you, but your agent. 而且这也是提高客户参与感的一部分。

3.备好客户定制化的产品、包装或其他痛点的信息

如果这个客户之前向你表示过他非常关注的一些点，例如包装方式，产品印刷等，可以事先准备好这些材料，让客户感受到你的用心，促进合作关系的深入，让客户无后顾之忧。

4. 提问的清单

提一些发散性的问题，让客户去回答，尽可能多的去了解一些之前邮件无法获取到的市场信息。比如客户的主要市场区域、它的客户类型、现有的供应商、采购周期和数量、产品开发计划等。这些内容在平常交流中，客户没时间或者不屑和你讲，而在来访的时候，很多客户都会侃侃而谈，除非他也确实不知道。

5. 客户来访前3-5天制作行程单

客户来访前3-5天制作行程单发给客户确认,并抄送与会人员.行程单可包括:来访日期，时间，人数，客户的接送地点，行程安排，与会人员）

三、接待来访进行时

公司本部接待

1. 客户到达前，会议室摆放好产品目录册，笔记本，笔，水，水果等物品。
2. 到公司门口迎接客户并送上鲜花，与客户合影
3. 送上礼物，交换名片，问候暖场
4. 会议前，手机静音，可由新人业务员充当主持人简单讲述下会议的议程以及可能持续的时间，并正式开始会议。
5. 会议中结合录音笔，Notebility 等工具做好记录工作，对于市场信息，产品，价格等做重点记录。
6. 会议结束后，安排送客户回酒店/机场。可把拍好的照片和视频分享给客户留念。
7. 在会议结束两天内，把总结好的MOM(会议纪要)发给客户和相关人员，及时跟进会议沟通的决议，并感谢客户的来访。

外协工厂接待要点

1. 确认可接待客户的工厂，协调好看厂时间
2. 准备 logo挂牌及相关产品展示
3. 安排好各流程接待人员，业务员，技术，工程师，车间主任相互协作
4. 整理生产车间，尽量达到6s标准
5. 尽量避免透露客户信息给外协工厂

接待国外客户常用沟通短语

Picking the visitor up at the airport/station

1. Hello, it’s Mr. Smith, isn’t it? 
2. You must be Mr. Smith.
   Nice to meet you. 
3. It’s great to finally meet you in person/lt’s great to finally put a face to the name.
4. I hope you didn’t have any trouble finding us.
5. Please let me help you with your bags. 
6. Let me take that for you.
   How was the flight/trip? 
7. The car is just down here please follow me.

Traveling back to your offices

1. So, is this your first time in Wenzhou?
2.  Have you been to China before? 
3. The offices are not far – it will take about 15 minutes to get there. 
4. Which hotel are you staying in? 
5. It’s a beautiful day, isn’t it? 
6. How’s the weather in Libya at the moment? 
7. We’ll be passing the XXX in a moment. It’s just up here on the left if you want to take a look.

Making the visitor feel welcome

1. So, here we are. Come this way, please. 
2. Let’s go to reception and get you a visitor’s pass. 
3. Can I get you anything? Tea, coffee, water?
   Please make yourself at home. 
4. Can I take your coat/jacket?
5. I’ve made a reservation at a really great Chinese restaurant which is near your hotel. I hope 7pm is OK?