怎样写出一封高回复率的开发信，外贸邮件开发信回复率低怎么办？

开发客户比较重要的一个方式就是要会写开发信，包括后续的客户跟进以及转化这块，开发信这块都是必须要精通的，今天就来给大家分享一下如何写出一封高回复率的开发信。

之所以写关于邮件的事情，是因为邮件是与客户沟通最频繁也是开启订单的钥匙之一。注重客户邮件，从写开发信到回复邮件一点都不能马虎。好的开发信我觉得应该具备一下这些特点。

首先，国内和国外的客户，总体上来说，都是人。所以基本没有太大的不同，需要注意的地方基本都是一样的。不过在某些小细节上需要因地制宜，比如非洲的国家，在经过几次聊天之后，如果客户在聊天中称呼你为“brother”这就是你拉近关系的最好时机，不要犹豫，也果断如此称呼他。许多和非洲客户的成功的订单都经过了这一环节。

总体来说，每个国家都会有一些自己的细节上的独特的习惯，这就需要我们在日常工作中多注意，多积累。比如俄罗斯人的英语水平普遍不高。

第一：一封好的开发信，除了内容不宜过长，主题明确之外，我认为最重要的是开门见山。在邮件的开头两句内，清晰地介绍我们公司的业务范围，以及选择这个客户的目的。为客户节省时间也是给我们自己争取更多的机会；

第二：切忌语法不要太犀利。我经常在与某些西方客户的交流中遇到挑战。在他们的邮件中经常使用各种异常熟练的当地语法，理解起来十分困难。所以开发信中的语法，最好使用更接近教科书的标准英语，更容易理解。

当然，保证客户能看懂好理解才是王道。因为我们面对的客户可能母语并不是英语，也许他们的英语水平跟我们差不多，比如之前提到的俄罗斯客户，他们的英语水平不高，如果你开发信英语写的太地道，反而会给他们的理解带来困难。

一、如何撰写吸引人的开发信标题
内容再好，也需要吸引客户打开查看。而我们都知道，一个吸睛的开发信标题，加上天时地利人和，会极大增加客户打开邮件的可能性。

由上图可以更加直观的感受到，写开发信时，邮件标题的撰写非常重要。客户收到邮件，首先显示出来的信息就是邮件标题和正文第一句话。好的标题能吸引客户打开邮件，开启高回复率的第一步。

那么到底该如何撰写开发信标题？

在进行大量的数据分析和调研后，总结归纳了邮件标题书写的基本思路。内容分为以下三部分：

1.标题书写的基本原则

简短明了 标题长度控制在30~40字符内（在手机端只能显示25-30个字符）。

突出重点 50%以上的邮件会在移动端打开，邮件关键词一定要放在明显的位置。

确保关联性 避免标题与内容风马牛不相及。

格式正确 慎用标点和大写，选择国际通用字体：如 Rial,Verdana,Calibri,Times New Roman

站在客户角度考虑 针对小语种国家，比如日本、南美国家可以用“谷歌英文-小语种翻译”。

推陈出新 标题不能一成不变，需要不断更换出新意。

仔细检查 发出前仔细检查标题拼写、语法，留下好印象。

2.外贸教学式的标题书写模板汇总
标题1：直入主题、简单明了
Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.
Re:：在开发信的开头加上Re:，伪装成一封客户的老邮件，让客户看到陌生邮件时因想不起来，而增加点开的概率。
ABC inc：指客户的公司。
Home Depot vendor：向客户说明“我们是大型商超Home Depot的供货商“。一可以吸引同级别的客户关注他的竞争对手（Home Depot的竞争对手），二来可以说明来信者的实力——有与大型商超合作的实力，不是一般小公司。
DEF Co., Ltd.：自己公司的名字。

▪️ 标题2
开发信套路总结成了如下公式：
高回复率 = Basic Search,Target Right (初步调查，有的放矢) + 避开SPAM过滤词 + 少图片少链接 + 好的标题 + 行文简洁清晰 + 有吸引客户的Key Point + 运气or时机
关于开发信标题，他提供了5个思路，分别是：
1.客户网站上找素材：将客人的明显的标语、核心价值(core value)、总裁致辞放到标题里。
2.以客户利益为目标，越具体越好。
3.以主打产品为标题，一目了然：Attn: purchasing – Featured products/ Safetyvests – PIS company.
4.以市场信息为标题：PIS Company: Nonwoven material rise in April.
5.直接表明意图：How could we be your possible vendor – PIS company.
▪️ 标题3
1.将收件人的姓名加入标题：Hi James、Dear Neal Han、To Mr.Williams
2.体现时效性：News、Updates、Not-to-Miss、Last 7-day Offer
3.直接表明实际利益：27% cut-off for spring sale、Free Shipping to Canada
4.有区域、职位、品牌针对性：Specially for India Retailors、Industry Report of xxx
▪️ 标题4
1.【形容词】+【产品】+from
Trendy USB from ABC, China 强调USB款式新颖：适合小礼品。
2.【噱头】+ 【产品描述】
【MOQ 100 PCS ONLY】Branded Caps on sale: 从起订量上带噱头-小数量也接单。
【Factory Direct】Sunglasses with Various Styles: 从货源上带噱头-工厂直销，多款供选。
3.【产品】+【用途】
Dust Cleaner for Industry Area 强调吸尘器运用于工业领域。
4. 【问句式】
How to choose/ pick the durable LED light? 强调灯饰耐用。
5.【展现优势/告知消息等】
New arrival of Mugs from ABC China 表明新款到货的产品。
Please visit our stand B268 at PPP Fair in USA 告知参展信息（含展会名称、展会摊位、参展国家）。

▪️ 标题5
1. to xxx(客户的一对一称呼)/Benefit + 产品名（或服务）
Benefit：从客户公司的产品、品名、slogan 以及 本产品材质、特性、Factory, Manufacturer、Made in China、展会、产品认证、时间限制、明确数字表达亮点、免费样品、反应速度、免运费、有库存、新款、新设计、价格、成本、报价单、为产品找应用场景。不管说什么，都围绕着客户的利益来说。
2. to xxx/客户感兴趣的点 + 产品名
感兴趣的点: hot selling, best seller，to xxx/Hot-Selling Fashion Jewellery
▪️ 其他类标题
1. Re:产品名称+Supplier + 其行业大头（或其可能的竞争者）
如：Re:Hair Curler supplier we’re Walmart supllier
2. To 采购决策人+市场信息分享
如：To Mike Hot sale hair curler in Munich Beauty Forum
3. To 采购决策人+市场信息分享+其行业大头（或其可能的竞争者）
如：To Mike Hair Curler which be promoted by Jennyhouse for more than 100k
注意：能借力的大客户最好是国际出名的零售商，且最好是曾经合作的，而不是最近正在合作的，可以是你产品的销售下家，千万不要直接借力进口商（这是非常重要的商业机密）。

3.总结归纳

目前，邮件标题书写主要有以下几个思路：
1.Re 类型 （Re: 客户公司名 /其行业大头（或其可能的竞争者）vendor-产品/自己公司名）
2.To 类型 （to xxx/benefit+ 产品名，to xxx/客户感兴趣的点 + 产品名）
3.展现优势/告知消息类
4.戳中客户的兴趣，展示优势，让客户感觉有利可图，越具体越好
【形容词】+【产品】+from
【噱头】+ 【产品描述】
【产品】+【用途】
5.问句类
最后我想总结的是，开发信标题就和开发信内容一样，没有最好的标题，也没有最好的内容，更不可能有万能的模板。
只有在分析客户和总结之后，准确抓住客户痛点或是兴趣点，然后才能得出更适合的标题和内容。
时刻记住：“只有被打动的客户才会回复你。”

二、如何撰写吸引人的开发信内容

标题是吸引别人点击我们的开发信，那么内容就是让客户回复的关键了，所以如何让国外客户回复你，这个是开发信内容要达到的目的，
在写开发信之前先思考三个问题：
1.我能给你带来什么好处？
2.客户为何要相信我—我的优势是什么？
3.想让客户怎么做
很多客户经常会问的问题：都说要了解自己的产品，才能更好与客户沟通。可我们是小公司，也没有什么合作经验，产品质量又一般，不知道要说我们的优势在哪？
从八个方面去讲：
1.价格: 不要说我们有最低的价格，因为大家都这么说。而是说我们的价格能够让你在市场上beat your competitor。或者reasonable price,very fair price、产品性价比最高，价值更大。
2.品质：不要只说我们质量好。而是要说细节，我们通过了ISO9001，CE，或其他认证，如果没有；也可以说我们是TQM全员质量管理，或产品是全检，所有产品都通过严格的检测；我们产品有quality guarantee；我们只用最优质的材料，或者进口材料……
3.规模: 规模大的说我们有economy of scale,能满足大客户的批量订单，而规模小的，就说我们专注于某个细分领域，做该领域的最好的生产商…
4.经验：如果公司没优势，就拿有经验的工人或者合作工厂的工人来说吧。
5.服务: 快速交货，小公司可以说同我们做生意很容易，我们接受的MOQ很小，我们对于客户的需求响应迅速等等。
6.款式: 众多的选择，门类品种齐全，样式新颖，独一无二…这些也都可以写。
7.客户：如果有大客户值得炫耀，可以列一列。如果没有的话，只要你做过出口，总有几个国家吧，列一列国家也可以呀
8.研发：我们拥有自己的R&D部门，可以OEM，ODM，我们同XXX大学，XX实验室有合作。
开发信正文的核心内容我觉得应包括：
1.明确的称谓
Hello / Hi XXX
（对方的名字）
Hello Purchasing Manager
（对方的职位）
如果是非常精准的客户的话，请避免用Dear Sir/ Madam 这些比较官方，且一看就是群发的词汇。
2.说清如何获得对方的信息，建立信任
如果有引荐的：（引荐人名字）suggested I contact you.
如果是展会上获得的联系方式：It was a pleasure to know you at XXX fair in （城市/国家）或We met at XXX in （城市/国家）+时间
如果是网上获得的联系方式，则要换一个婉转的方式：Noticed you are in the market for （产品）或Glad to know you are in XXX industry.
3.说明为什么与对方联络
这个问题是开发信里最核心的内容，其实也是价值的传递——我可以为你带来什么。
当你说明清楚彼此的共同联结时，也回答了对方心中的一系列疑问：我认识你吗？你怎么知道我的？我为什么要放下手头工作看你的邮件？有什么动力回复你？
任何一个行业，从上游到下游，因为分工协作关系的内容、生产线的不一样，价值点也各不相同。介绍产品/服务优势，建议以公司内部强调或个人所观察总结到的为准。
4.提及行动号召-Call to Action
比如询问客户是否需要产品目录挑选？比如询问客户是否有时间电话沟通？比如询问客户是否需要你提供样板？比如希望对方收到邮件后有需求联系你？还是希望对方给你机会，进一步给他更多的介绍？
这一步是为了让客户给点回应，如果你没有明确的行动召唤，客户看完邮件就叉掉了。

三、分享一些不同类型的开发信模板

询盘式开发信模板

1. 如何写询盘式开发信？
   a. 问明知故问的问题
   b. 问二选一的问题,三选一的问题
2. 询盘式开发信的好处？
   a. 回复率高
   b. 比较容易找到负责人
   C. 可以了解更多的目标客户信息, 为后面给客户推荐最适合的产品做铺垫

贸易商:
Hi, Do you sell rtv silicone for molding? just like Wacker4503?Tks & B.R Smartsousou(外贸人的智慧搜索)
使用商:
Hi Do you sell artificial stone? Are you a manufacturer or distributor? Tks & B.R Smartsousou(外贸人的智慧搜索

开门见山式开发信模板
This is Smartsousou(外贸人的智慧搜索) from ABC Silicone, Glad to know you from my friend Alex（客户一种真实亲切的感觉,是朋友介绍的）that you are a wonderful artist sculpture in Mexico. We are leading professional manufacture of rtv liquid silicone in China more than 16 years.
As we know you use a lot of smooth-on silicone for sculptures casting, right?
Here I’m glad to tell you that our silicone RTV-123 is very similar to MM25, but price is much cheaper than it（产品亮点）; and the 2nd distributor CBD in UK have always bought us 3-5tons/ month instead of Smooth-on Silicone.（客户鉴证我司产品的价 值魅力）so, we are 100% confident（百分之百的相信）that you will quite happy with it. Would you like to have a try? If so, Free Sample & quotation will be sent for your evaluation（用免费样品吸引）
Sincerely & B.R

新产品开发信模板
Warm Tips：

1. 新产品最好也是有针对性的发给不同客户的市场；
   2．特色卖点也要结合当地市场的喜好,特色卖点一般最多不超过 4 个,以 3 个最佳, 如果罗列太多的特色卖点就相当于没有重点突出,也会让客户感觉产品的真实性；
2. 最好附上图文并茂的图片,让客户更加直观的了解；
3. 如果产品款式很多,可以做成彩页以附件的形式发送,多角度的展示产品。
   Hello Dear Igor,
   This is Smartsousou(外贸人的智慧搜索) from xxx Silicone rubber Manufacturer more than 16 years.
   Glad to know your information from website and know that you are a distributor of Wacker, right?
   We are happy to share you our New hot selling Silicone A and B in UK, which are wonderful for climbing holds casting. As we know, more and more Americans love sports climbing. So, we are wondering if this kind silicone will be a good market in USA soon. （新产品作为一种市场信息的分享给客户）
   Competitive Advantage——
   1.)
   2.)
   3.)
   Data Sheet——（产品参数）
   XXXXXXXXX
   Any interested, free sample & price will be sent for evaluation.

市场信息动态分享型开发信模板
此类件的作用：

1. 老客户的二次开发
2. 贸易商的开发
3. 客户维护
   Hello Dear Peter,
   Long time no contact. How are you? and how is your business market going? Hope Beautiful!

We just came back a EU Molds Exhibition/ visit（展会或拜访）in Korea, I’m so happy to share some useful information with you as follows—-

1.Dow-CorningvsSmooth-onSilicone Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2.1:1Siliconewillbetrendofthemarket Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3. Our New research products— Never being thicker silicone within 1. 5 years silicone become to our top star products.
We are wondering if your customer will also like it ?
Any interested, free sample & price will be sent for evaluation.
Ths & B.R

客户鉴证式开发信模板
Warm Tips：

1. 客户鉴证如果是贸易商同一个市场的不要用
2. 和此客户签了协议的不能用
3. 有关系往来的客户可以用,但不能无中生有
   Dear Tom,
   We are the gold rtv molding silicone supplier of the biggest artificial stone in Malaysia.（开门见山告诉客户自己的双重身份）
   As we know you are also a wonderful manufacturer of artificial stone in Malaysia. So, we are wondering if you use rtv silicone for its molds?
   If so, attached is our silicone TDS, pls check it.
   Any interested, quotation & free sample will be sent for your evaluation.
   Tks & B.R

问卷式开发信模板
Warm Tips：
此类开发信要求对客户市场或是具体用途中出现的问题有专门的研究分析， 有针对性的问卷式开发信能真正帮客户解决问题，回复率一般都非常高。
延生拓展：
你们产品的某些独特卖点刚好能击中客户的某些痛点，能帮到客户解决实际 问题，有可能是某项技术的图片，也有可能是某些证书，也可能是融资性的 付款方式等都可以这类问题去写这种开发信。
Hi Mark,
Have you always suffered these problems during your mold making of silicone—

1. Oily?
2. White Stains in the artificial stones?
3. xxxxxxxxxx
4. xxxxxxxxxx
   If so, congratulations to you to find a good supplier!
   We XXX Silicone can just help you solve all the problems above.
   If any interested, more products specification as well as price, sample will be sent for your reference.
   Tks & B.R

活学活用双向主动/被动语态
If so, congratulations to you to find a good supplier!
We XXX Silicone can just help you solve all the problems above
VS
We are glad to tell you that we XXX Silicone can just help you solve all the problems above.
（生意是双向的,作为供应商我们希望找到开发优质的 3A 客户，同样的客户也希 望找到稳定又有保障，能为客户解决问题的供应商，所以希望大家多用一些这类 双向被动语态）
Eg. You will quite happy with it。
We think you will also don’t want to miss this opportunity, will you? Since you are such wise businessman, we believe you will make the best choice

邮件群式开发信模板
目的:

1. 开发信群可以全面的让客户了解你的产品、公司、服务、现有的大卖家、现 有的市场构成、现有的新产品等等
   2．主题的多变,能大大提升邮件被点击的概率
   3．显示你的专业
   第一封：
2. Re: RTV Silicone Vendor for Amy
   Hello, dear Amy,
   This is Smartsousou(外贸人的智慧搜索) from XXX Co., Ltd, I know you from my friend Jim that you are the distributor of rtv liquid silicone rubber, right?
   As I know you are in marketing for more competitive advantage silicone in currently financial crisis. Here, we have some star products whose quality are very similar to Wacker, Dow-corning but price are half much lower than it, would you like to have a try?
   Pls contact me for any more information.
   Tks & B.R
   第二封:
3. Re: Re: Company profile—–xxx Company
   xxx,
   We are the leading professional manufacture of rtv liquid silicone rubber more than 16 years.
   Attached is our Company profile for your reference, thanks!
   Regards

第三封:

3. Re: Factory Audit report—–xxx Company
   Dear XXX,
   We have already passed the factory audit from SGS, REACH, RHOS, FDA ,MSDS, UL etc.
   Pls find audit reports in attachment.
   I’m sure that our factory & products are good enough for your program in Italy!
   Any comments will be appreciated!
   Ths & B.R